Podmienky a informácie o spracovávaní osobných údajov – dodávatelia, zákazníci a obchodní partneri
Spoločnosť PROCUS s. r. o., IČO: 35 757 230, so sídlom Bukovinská 3, 831 06 Bratislava, Mestský súd Bratislava III, odd.: Sro, vl.: č. 18239/B (ďalej len “Spoločnosť“) získava a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorým týmto poskytuje informácie v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (“GDPR“) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (“ZOOÚ“).
V tabuľke sú nižšie uvedené účely spracovania osobných údajov (ďalej len “OÚ“) z ktorých je zrejmá kategória dotknutých osôb, právny základ na ich spracovanie, kategórie spracúvaných osobných údajov ako aj doba, po ktorú bude spoločnosť tieto osobné údaje spracovávať.
| Účel spracúvania | Právny základ spracovateľskej činnosti | Skupiny dotknutých osôb | Lehota na výmaz OÚ | Kategória príjemcov | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | PERSONÁLNA AGENDA – BOZP ŠKOLENIA
pozn. účelom spracúvania OU je zabezpečenie školenia BOZP |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracovanie je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností prevádzkovateľa (zák. č. 124/2006 Z. z., zák. č. 355/2007 Z. z.) | zamestnanci, fyzické osoby, ktoré sa nachádzajú s vedomím zamestnávateľa na jeho pracovisku alebo v jeho priestore | 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bolo realizované školenie | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, externá spoločnosť zabezpečujúca školenie BOZP, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 2 | AGENDA OBCHODNEJ KOMUNIKÁCIE
pozn. účelom je spracúvanie OÚ za účelom evidencie kontaktov na obchodných partnerov |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ | dodávatelia, odberatelia, zamestnanci dodávateľov a odberateľov a iné za nich komunikujúce fyzické osoby | 5 rokov po roku v ktorom bola komunikácia ukončená | subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosti zabezpečujúce IT podporu, vedenie účtovníctva |
| 3 | OBCHODNÍ PARTNERI – ÚČTOVNÍCTVO FO a PO
pozn. v účtovnom systéme prevádzkovateľa je zároveň vedená aj databáza dodávateľov kvôli fakturácii |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 431/2002 Z. z., zák. č. 222/2004 Z. z., zák. č. 40/1964 Zb., zák. č. 311/2001 Z. z., zák. č. 595/2003 Z. z., zák. č. 582/2004 Z. z., zák. č. 283/2002 Z. z. a súvisiacich právnych predpisov | zamestnanci a štatutárny orgán obchodných partnerov, spolupracujúcich osôb | 10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosť zabezpečujúca administratívne a účtovné služby |
| 4 | AGENDA VYBAVOVANIA SÚDNYCH SPOROV, EXEKÚCIÍ, VYMÁHANIE POHĽADÁVOK | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 160/2015 Z. z., zák. č. 244/2002 Z. z., zák. č. 301/2005 Z. z., zák. č. 7/2005 Z. z., zák. č. 38/1993 Z. z., zák. č. 162/2015 Z. z., zák. č. 233/1995 Z. z. a súvisiacich právnych predpisov | strany sporu, účastníci konania a ďalšie zúčastnené osoby | 10 rokov po právoplatnom skočení príslušného konania | súdy, exekútori, advokáti a iné orgány verejnej správy a subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 5 | UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSOB | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich z Nariadenia a ZOOÚ a súvisiacich právnych predpisov | fyzické osoby uplatňujúce práva dotknutých osôb | 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť vybavená | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, |
| 6 | POSKYTOVANIE OÚ ORGÁNOM VEREJNEJ MOCI NA ZÁKLADE ICH POŽIADAVKY
Pozn. poskytovanie osobných údajov OÚ v prípade vyžiadania orgánom verejnej moci napr. ak orgány činné v trestnom konaní žiadajú o záznam z kamier, ale nie za účelom týkajúceho sa Procus |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia -nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcej zo zákona č.171/1993 Z. z., zákon č. 160/2015 Z. z., zákon č. 370/1990 Zb. | fyzická osoba, ktorej osobné údaje požadujú orgány verejnej moci | žiadosť o poskytnutie osobných údajov sa uchováva 5 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje OÚ na základe zákona, spoločnosť zabezpečujúca technickú podporu, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 7 |
OCHRANA MAJETKU SPOLOČNOSTI – KAMERY pozn. účelom je monitorovanie priestorov Spoločnosti na účely ochrany majetku, života a zdravia prostredníctvom CCTV |
čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM | fyzická osoba zaznamenaná na zázname z kamerového zariadenia | 5 dní odo dňa vyhotovenia záznamu (v prípade priestupkového, poistného alebo trestného konania – 10 rokov po ukončení konania) | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, spoločnosť zabezpečujúca technickú podporu, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 8 |
OCHRANA MAJETKU SPOLOČNOSTI – POISTENIE pozn. účelom je spracúvanie OÚ na účely celého procesu od uzavretia poistnej zmluvy po likvidáciu poistnej udalosti (poistenie majetku, osôb…) |
čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM | zamestnanci, externe spolupracujúce osoby, tretie osoby (iné poškodené osoby ako zamestnanci a externe spolupracujúce osoby, svedkovia, lekári, osoby zúčastnené na procese likvidácie a iné fyzické osoby, ktorých osobné údaje sa spracúvajú na dané účely | 10 rokov nasledujúcich po roku v ktorom bola ukončená poistná udalosť | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, poisťovne, subjekt poskytujúci služby podľa zákona o finančnom sprostredkovaní, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, finančný sprostredkovateľ |
| 9 | ELEKTRONICKÁ SCHRÁNKA | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. o e-Governmente č. 305/2013 Z. z a súvisiacich právnych predpisov | fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v jednotlivých zásielkach | 10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosť zabezpečujúca administratívne a účtovné služby |
| 10 | PRACOVNÉ ÚRAZY | čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 124/2006 Z. z., zák. č. 355/2007 Z. z. a súvisiacich právnych predpisov | zamestnanci, fyzické osoby, ktoré sa nachádzajú s vedomím zamestnávateľa na jeho pracovisku alebo v jeho priestore | trvalá archivácia, 5 rokov po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, spoločnosť zabezpečujúca BOZP agendu, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 11 |
ZDOKLADOVANIE KVALIFIKACIE DODAVATEĽOV A ZAMESTNANCOV pozn. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účely zdokladovania odbornej kvalifikácie dodávateľov v prípade kontroly (overenie, či osoby poskytujúce technickú podporu disponujú oprávneniami – certifikáty a podobne, požiarne uzávery, klapky, hasiace prístroje, hydranty) |
čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ ZÁUJEM | zamestnanci dodávateľa a iné fyzické osoby poskytujúce služby | osobné spisy zamestnancov po dobu 70 rokov od dátumu narodenia | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 12 | EVIDENCIA PRIJATEJ A ODOSLANEJ POŠTY | spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (OPRÁV. ZÁUJEM) nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ | fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v jednotlivých zásielkach | 10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú | subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosť zabezpečujúca administratívne a účtovné služby |
V prípade, ak je pri niektorom z účelov spracúvania právnym základom pre spracovanie osobných údajov zmluva, poskytnutie týchto údajov predstavuje zmluvnú požiadavku pre plnenie v zmysle predmetnej zmluvy. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. V prípade, ak je právnym základom pre spracovanie osobných údajov zákon, poskytnutie týchto údajov je zákonnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Spoločnosti, ktoré jej vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
Spoločnosť získava osobné údaje v prvom rade od dotknutých osôb. Spoločnosť môže získavať osobné údaje taktiež z verejných prístupných zdrojov a registrov, alebo od tretích osôb, a to predovšetkým v súvislosti s uzavretím alebo plnením zmluvy. V prípade, ak budú Spoločnosti poskytnuté osobné údaje od inej ako priamo od dotknutej osoby, poskytnutím týchto údajov ich poskytovateľ potvrdzuje, že od dotknutej osoby, ktorej údaje Spoločnosti poskytuje, disponuje súhlasom so spracovaním jej osobných údajov v zmysle týchto podmienok podľa ust. § 78 ods. 6 ZOOÚ.
V súvislosti so spracovávaním osobných údajov má dotknutá osoba najmä nasledovné práva:
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti potvrdenie, či sú alebo nie sú jej osobné spracúvané, za akých podmienok, vrátane rozsahu, účelu a doby ich spracúvania, a informácie o zdroji získania dotknutých osobných údajov;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti opravu nesprávnych alebo neaktuálnych osobných údajov, resp. doplnenie neúplných osobných údajov;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti vymazanie/likvidáciu osobných údajov ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,
- v prípadoch, kedy boli osobné údaje spracovávané na základe súhlasu a tento súhlas so spracúvaním osobných údajov bol odvolaný, pričom neexistuje iný právny základ na spracúvanie osobných údajov alebo iná zákonná výnimka;
- ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči priamemu marketingu;
- osobné údaje sú spracúvané nezákonne;
- na to, aby sa splnila zákonná povinnosť musia byť osobné údaje vymazané,;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti obmedzenie spracúvania osobných údajov ak:
- dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho Spoločnosti overiť správnosť osobných údajov;
- spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia;
- Spoločnosť už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré Spoločnosti poskytla, a ak je to technicky možné a ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami má zároveň aj právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi;
- v prípade, ak dochádza k spracúvaniu osobných údajov na právnom základe, ktorým je súhlas, tak má právo tento súhlas odvolať;
- z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka a ktoré je vykonávané buď (A) z dôvodu nevyhnutnosti splnenia úlohy vo verejnom záujme alebo (B) na základe oprávneného záujmu Spoločnosti ako prevádzkovateľa na spracúvaní osobných údajov, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených právnych základoch (v prípadoch pokiaľ by Spoločnosť vykonávala na základe automatizovaného rozhodovania profilovanie);
- podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR.
Žiadosti v súvislosti s vyššie uvedenými právami je dotknutá osoba oprávnená uplatniť na adrese procus@procus.com alebo formou doporučeného listu doručeného Spoločnosti na adresu uvedenú v prvom odseku týchto podmienok. Do predmetu e-mailu aj listu je potrebné uviesť “OSOBNÉ ÚDAJE“.
Odpovede na uvedené žiadosti dotknutej osoby alebo opatrenia prijaté na základe týchto žiadostí sa poskytujú bezodplatne. Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu (opakovaná žiadosť), Spoločnosť má právo účtovať si poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na oznámenie, resp. na uskutočnenie požadovaného opatrenia alebo má právo odmietnuť na základe takejto žiadosti konať.
V prípade pochybností o dodržiavaní povinností súvisiacich so spracúvaním osobných údajov sa môžete obrátiť priamo na Spoločnosť na adrese procus@procus.com. Zároveň máte možnosť obrátiť sa so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, www: https://dataprotection.gov.sk/ .