Podmienky a informácie o spracovávaní osobných údajov – uchádzači o zamestnanie
Spoločnosť PROCUS s. r. o., IČO: 35 757 230, so sídlom Bukovinská 3, 831 06 Bratislava, Mestský súd Bratislava III, odd.: Sro, vl.: č. 18239/B (ďalej len “Spoločnosť“) získava a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorým týmto poskytuje informácie v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (“GDPR“) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (“ZOOÚ“).
V tabuľke sú nižšie uvedené účely spracovania osobných údajov (ďalej len “OÚ“) z ktorých je zrejmá kategória dotknutých osôb, právny základ na ich spracovanie, kategórie spracúvaných osobných údajov ako aj doba, po ktorú bude spoločnosť tieto osobné údaje spracovávať.
| Účel spracúvania | Právny základ spracovateľskej činnosti | Skupiny dotknutých osôb | Lehota na výmaz OÚ | Kategória príjemcov | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | PERSONÁLNA AGENDA – UCHÁDZAČI O ZAMESTNANIE | spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (ZMLUVA A PREDZMLUVNÉ VZŤAHY) nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy, ktorej zmluvnou stranou má byť dotknutá osoba;spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (ZÁK. POVINNOSŤ) súčasne nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúcej zo zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov | Uchádzači o zamestnanie (tj. osoby, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom pre konkrétnu pracovnú pozíciu)
Úspešní uchádzači o zamestnanie (tj. vybraní uchádzači o zamestnanie ktorými sa rozumejú osoby, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom pre konkrétnu pozíciu a ktoré boli vo výberovom konaní úspešné) |
Počas trvania výberového konania a do 2 mesiacov od prvého dňa kalendárneho roka nasledujúceho po roku v ktorom bolo príslušné výberové konanie ukončené | subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona, spoločnosť zabezpečujúca testy pracovnej zručnosti (ak to daná pracovná pozícia vyžaduje) personálna agentúra, spoločnosť prevádzkujúca webovú inzerciu o voľných pracovných pozíciách a pozíciách na stáž, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 2 |
PERSONÁLNA AGENDA – VŠEOBECNÁ A MZDOVÁ pozn. účelom je plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovno-právnym vzťahom a obdobným vzťahom |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (ZMLUVA A PREDZMLUVNÉ VZŤAHY) nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba; spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (ZÁK. POVINNOSŤ) súčasne nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa (zák. č. 311/2001 Z. z., zák. č. 5/2004 Z. z., zák. č. 43/2004 Z. z., zák. č. 286/1992 Zb., zák. č. 595/2003 Z. z., zák. č. 43/2004 Z. z., zák. č. 650/2004 Z. z. zák. č. 5/2004 Z. z., zák. č. 461/2003 Z. z., zák. č. 152/1994 Z. z., zák. č. 580/2004 Z. z., zák. č. 95/2002 Z. z. a i.) spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (OPRÁV. ZÁUJEM) nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ. |
zamestnanci, blízke osoby, bývalí zamestnanci, uchádzači o zamestnanie | osobné spisy zamestnancov po dobu 70 rokov od dátumu narodenia Dohody o pracovnej činnosti, Sociálna a zdravotná starostlivosť, výplatné listiny, prehlásenia k dani zo mzdy po dobu 10 rokov od skončenia doby ktorej sa to týka evidencia dochádzky, hmotná zodpovednosť zamestnanca po dobu 5 rokov od ktorej sa to týka | zamestnanec, Inšpektorát práce, audítor a iné subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona, spoločnosť poskytujúca mzdový software, spoločnosť zabezpečujúca daňové poradenstvo, personálna agentúra, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosť zabezpečujúca administratívne a účtovné služby |
| 3 | DATABÁZA UCHÁDZAČOV O ZAMESTNANIE |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (OPRÁV. ZÁUJEM) nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ |
Uchádzači o zamestnanie – tj. osoby, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom pre konkrétnu alebo akúkoľvek pracovnú pozíciu (aj mimo výberového konania) |
3 roky po roku v ktorom bola komunikácia ukončená |
subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona, spoločnosť zabezpečujúca testy pracovnej zručnosti (ak to daná pracovná pozícia vyžaduje) personálna agentúra, spoločnosť prevádzkujúca webovú inzerciu o voľných pracovných pozíciách a pozíciách na stáž, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 4 | AGENDA VYBAVOVANIA SÚDNYCH SPOROV, EXEKÚCIÍ, VYMÁHANIE POHĽADÁVOK |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 160/2015 Z. z., zák. č. 244/2002 Z. z., zák. č. 301/2005 Z. z., zák. č. 7/2005 Z. z., zák. č. 38/1993 Z. z., zák. č. 162/2015 Z. z., zák. č. 233/1995 Z. z. a súvisiacich právnych predpisov |
strany sporu, účastníci konania a ďalšie zúčastnené osoby |
10 rokov po právoplatnom skočení príslušného konania |
súdy, exekútori, advokáti a iné orgány verejnej správy a subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 5 | UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSOB |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich z Nariadenia a ZOOÚ a súvisiacich právnych predpisov |
fyzické osoby uplatňujúce práva dotknutých osôb |
5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť vybavená |
subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, |
| 6 |
POSKYTOVANIE Pozn. |
čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia -nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcej zo zákona č.171/1993 Z. z., zákon č. 160/2015 Z. z., zákon č. 370/1990 Zb. |
fyzická osoba, ktorej osobné údaje požadujú orgány verejnej moci |
žiadosť o poskytnutie osobných údajov sa uchováva 5 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú |
subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje OÚ na základe zákona, spoločnosť zabezpečujúca technickú podporu, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti |
| 7 | EVIDENCIA PRIJATEJ A ODOSLANEJ POŠTY |
spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (OPRÁV. ZÁUJEM) nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ |
fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v jednotlivých zásielkach |
10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú |
subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti, spoločnosť zabezpečujúca administratívne a účtovné služby |
V prípade, ak je pri niektorom z účelov spracúvania právnym základom pre spracovanie osobných údajov zmluva, poskytnutie týchto údajov predstavuje zmluvnú požiadavku pre plnenie v zmysle predmetnej zmluvy. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. V prípade, ak je právnym základom pre spracovanie osobných údajov zákon, poskytnutie týchto údajov je zákonnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Spoločnosti, ktoré jej vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
Spoločnosť získava osobné údaje v prvom rade od dotknutých osôb. Spoločnosť môže získavať osobné údaje taktiež z verejných prístupných zdrojov a registrov, alebo od tretích osôb, a to predovšetkým v súvislosti s uzavretím alebo plnením zmluvy. V prípade, ak budú Spoločnosti poskytnuté osobné údaje od inej ako priamo od dotknutej osoby, poskytnutím týchto údajov ich poskytovateľ potvrdzuje, že od dotknutej osoby, ktorej údaje Spoločnosti poskytuje, disponuje súhlasom so spracovaním jej osobných údajov v zmysle týchto podmienok podľa ust. § 78 ods. 6 ZOOÚ.
V súvislosti so spracovávaním osobných údajov má dotknutá osoba najmä nasledovné práva:
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti potvrdenie, či sú alebo nie sú jej osobné spracúvané, za akých podmienok, vrátane rozsahu, účelu a doby ich spracúvania, a informácie o zdroji získania dotknutých osobných údajov;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti opravu nesprávnych alebo neaktuálnych osobných údajov, resp. doplnenie neúplných osobných údajov;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti vymazanie/likvidáciu osobných údajov ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,
- v prípadoch, kedy boli osobné údaje spracovávané na základe súhlasu a tento súhlas so spracúvaním osobných údajov bol odvolaný, pričom neexistuje iný právny základ na spracúvanie osobných údajov alebo iná zákonná výnimka;
- ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči priamemu marketingu;
- osobné údaje sú spracúvané nezákonne;
- na to, aby sa splnila zákonná povinnosť musia byť osobné údaje vymazané,;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti obmedzenie spracúvania osobných údajov ak:
- dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho Spoločnosti overiť správnosť osobných údajov;
- spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia;
- Spoločnosť už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku;
- na základe žiadosti vyžadovať od Spoločnosti osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré Spoločnosti poskytla, a ak je to technicky možné a ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami má zároveň aj právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi;
- v prípade, ak dochádza k spracúvaniu osobných údajov na právnom základe, ktorým je súhlas, tak má právo tento súhlas odvolať;
- z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka a ktoré je vykonávané buď (A) z dôvodu nevyhnutnosti splnenia úlohy vo verejnom záujme alebo (B) na základe oprávneného záujmu Spoločnosti ako prevádzkovateľa na spracúvaní osobných údajov, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených právnych základoch (v prípadoch pokiaľ by Spoločnosť vykonávala na základe automatizovaného rozhodovania profilovanie);
- podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR.
Žiadosti v súvislosti s vyššie uvedenými právami je dotknutá osoba oprávnená uplatniť na adrese procus@procus.com alebo formou doporučeného listu doručeného Spoločnosti na adresu uvedenú v prvom odseku týchto podmienok. Do predmetu e-mailu aj listu je potrebné uviesť “OSOBNÉ ÚDAJE“.
Odpovede na uvedené žiadosti dotknutej osoby alebo opatrenia prijaté na základe týchto žiadostí sa poskytujú bezodplatne. Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu (opakovaná žiadosť), Spoločnosť má právo účtovať si poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na oznámenie, resp. na uskutočnenie požadovaného opatrenia alebo má právo odmietnuť na základe takejto žiadosti konať.
V prípade pochybností o dodržiavaní povinností súvisiacich so spracúvaním osobných údajov sa môžete obrátiť priamo na Spoločnosť na adrese procus@procus.com. Zároveň máte možnosť obrátiť sa so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, www: https://dataprotection.gov.sk/ .